บัญชีบริษัท คืออะไร? หน้าที่ทางบัญชีที่เจ้าของบริษัทต้องรู้ ตั้งแต่ลงบัญชีถึงส่งงบการเงิน

บัญชีบริษัท คืออะไร และเจ้าของบริษัทต้องทำอะไรบ้าง เป็นเรื่องที่ผู้ประกอบการหลายคนเพิ่งมาสนใจตอนใกล้ถึงกำหนดส่งงบการเงิน หรือตอนได้รับจดหมายจากสรรพากร ทั้งที่จริงหน้าที่ทางบัญชีเริ่มตั้งแต่วันแรกที่จดทะเบียนบริษัท และมีผลต่อทั้งภาษี การขอสินเชื่อ และความน่าเชื่อถือของธุรกิจ บทความนี้อธิบายภาพรวมของบัญชีบริษัทแบบเข้าใจง่าย พร้อมปฏิทินหน้าที่ที่ต้องทำทั้งรายเดือนและรายปี

บัญชีบริษัท คืออะไร

บัญชีบริษัท คือ ระบบการบันทึก จัดหมวดหมู่ และสรุปรายการทางการเงินทั้งหมดของบริษัท ตั้งแต่รายได้ ค่าใช้จ่าย ทรัพย์สิน หนี้สิน จนถึงส่วนของผู้ถือหุ้น เพื่อจัดทำเป็นงบการเงินที่สะท้อนฐานะและผลการดำเนินงานจริงของกิจการ

ในเชิงกฎหมาย บริษัทจำกัด บริษัทมหาชนจำกัด ห้างหุ้นส่วนจดทะเบียน และนิติบุคคลต่างประเทศที่ประกอบกิจการในไทย มีหน้าที่จัดทำบัญชีตาม พระราชบัญญัติการบัญชี พ.ศ. 2543 โดยมีกรมพัฒนาธุรกิจการค้าเป็นผู้กำกับดูแล

ทำไมบัญชีบริษัทจึงสำคัญ

• ใช้คำนวณภาษี ทั้ง ภาษีนิติบุคคล ภาษีมูลค่าเพิ่ม ภาษีหัก ณ ที่จ่าย และ ภาษีธุรกิจเฉพาะ
• ใช้ขอสินเชื่อ ธนาคารใช้งบการเงินเป็นเอกสารหลักในการพิจารณา สินเชื่อ SME
• ใช้บริหารธุรกิจ รู้ว่าสินค้าไหนกำไรดี ต้นทุนไหนรั่วไหล และเงินสดพอใช้อีกกี่เดือน
• สร้างความน่าเชื่อถือ กับคู่ค้า นักลงทุน และหน่วยงานรัฐ
• ป้องกันโทษทางกฎหมาย ทั้งค่าปรับจากการส่งงบการเงินล่าช้า และเงินเพิ่มหรือเบี้ยปรับทางภาษี

หน้าที่ทางบัญชีของบริษัทตามกฎหมาย

1. เริ่มทำบัญชีตั้งแต่วันจดทะเบียน

บริษัทต้องเริ่มจัดทำบัญชีนับแต่วันที่ได้จดทะเบียนเป็นนิติบุคคล แม้ยังไม่มีรายได้ก็ตาม

2. มีผู้ทำบัญชีที่มีคุณสมบัติ

ผู้ทำบัญชีต้องมีคุณสมบัติตามที่กฎหมายกำหนดและแจ้งข้อมูลต่อกรมพัฒนาธุรกิจการค้า โดยทั่วไปต้องมีวุฒิปริญญาตรีทางการบัญชีหรือเทียบเท่า และต้องอบรมพัฒนาความรู้ต่อเนื่องทุกปี ยกเว้นกิจการขนาดเล็กที่ทุนจดทะเบียนไม่เกิน 5 ล้านบาท สินทรัพย์รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท และรายได้รวมไม่เกิน 30 ล้านบาท ซึ่งใช้ผู้ทำบัญชีวุฒิอนุปริญญาหรือ ปวส. ทางการบัญชีได้

3. จัดทำบัญชีที่กฎหมายกำหนด

บัญชีที่ต้องจัดทำ ได้แก่ บัญชีรายวัน (เช่น บัญชีเงินสด บัญชีเงินฝากธนาคาร บัญชีรายวันซื้อ รายวันขาย รายวันทั่วไป) บัญชีแยกประเภท บัญชีสินค้า และบัญชีอื่นตามความจำเป็นของกิจการ โดยต้องลงรายการภายในระยะเวลาที่กรมพัฒนาธุรกิจการค้ากำหนด และต้องมีเอกสารประกอบการลงบัญชีครบถ้วน

4. ปิดบัญชีอย่างน้อยปีละครั้ง

รอบบัญชีมีระยะเวลา 12 เดือน (ยกเว้นรอบแรกหรือกรณีเปลี่ยนรอบบัญชีที่อาจสั้นกว่า) และต้องจัดทำงบการเงินตามมาตรฐานการรายงานทางการเงิน สำหรับบริษัทที่ไม่ได้มีส่วนได้เสียสาธารณะ ส่วนใหญ่ใช้ มาตรฐานการรายงานทางการเงินสำหรับกิจการที่ไม่มีส่วนได้เสียสาธารณะ (TFRS for NPAEs)

5. ให้ผู้สอบบัญชีรับอนุญาตตรวจสอบงบการเงิน

งบการเงินของบริษัทจำกัดทุกแห่งต้องได้รับการตรวจสอบและแสดงความเห็นโดย ผู้สอบบัญชีรับอนุญาต (CPA) ไม่ว่าบริษัทจะเล็กแค่ไหน ส่วนห้างหุ้นส่วนจดทะเบียนขนาดเล็กที่ทุน สินทรัพย์ และรายได้ไม่เกินเกณฑ์ (ทุนไม่เกิน 5 ล้านบาท สินทรัพย์ไม่เกิน 30 ล้านบาท รายได้ไม่เกิน 30 ล้านบาท) ได้รับยกเว้นไม่ต้องให้ CPA ตรวจสอบตามกฎหมายบัญชี แต่ยังต้องมีการตรวจสอบและรับรองตามหลักเกณฑ์ของกรมสรรพากรเพื่อยื่นภาษี

6. เก็บรักษาบัญชีและเอกสาร

ต้องเก็บบัญชีและเอกสารประกอบการลงบัญชีไว้ที่สำนักงานของบริษัท ไม่น้อยกว่า 5 ปี นับจากวันปิดบัญชี และหากเอกสารสูญหายต้องแจ้งภายใน 15 วัน

ขั้นตอนประจำปี: ประชุมผู้ถือหุ้นและส่งงบการเงิน

สำหรับบริษัทที่ปิดรอบบัญชี 31 ธันวาคม หมายความว่าต้องประชุมผู้ถือหุ้นภายใน 30 เมษายน และส่งงบการเงินภายในปลายเดือนพฤษภาคม การส่งงบการเงินล่าช้าหรือไม่ส่ง มีโทษปรับทั้งบริษัทและกรรมการผู้มีอำนาจ

ปฏิทินหน้าที่ทางภาษีรายเดือนที่ต้องทำควบคู่

การยื่นแบบภาษีผ่านอินเทอร์เน็ตมักได้รับขยายเวลาเพิ่มเติมจากกำหนดแบบกระดาษ ตามประกาศของกรมสรรพากรในแต่ละช่วง นอกจากนี้ยังมีหน้าที่รายปีอื่น เช่น ภ.ง.ด.1ก (สรุปเงินเดือนทั้งปี ยื่นภายในสิ้นเดือนกุมภาพันธ์) และ ภ.ง.ด.51 (ภาษีครึ่งปี)

ทำบัญชีเอง จ้างพนักงานบัญชี หรือจ้างสำนักงานบัญชีดี

ไม่ว่าจะเลือกทางไหน กรรมการบริษัทยังคงเป็นผู้รับผิดชอบตามกฎหมาย ในการจัดให้มีการทำบัญชีที่ถูกต้อง จึงควรตรวจสอบรายงานอย่างน้อยเดือนละครั้ง

7 นิสัยบัญชีที่ดีสำหรับเจ้าของ SME

1. แยกบัญชีธนาคารบริษัทออกจากบัญชีส่วนตัว ทุกรายรับรายจ่ายต้องผ่านบัญชีบริษัท
2. เก็บเอกสารทุกรายการ ใบกำกับภาษี ใบเสร็จ ใบสำคัญจ่าย และหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย
3. ขอใบกำกับภาษีเต็มรูปในนามบริษัท เพื่อนำภาษีซื้อมาหักและใช้เป็นค่าใช้จ่ายได้
4. ใช้ระบบบัญชีออนไลน์และ e-Tax Invoice ลดงานเอกสารและความผิดพลาด
5. ปิดยอดและกระทบยอดเงินฝากธนาคารทุกเดือน
6. ดูงบกำไรขาดทุนและกระแสเงินสดรายเดือน ไม่รอจนถึงสิ้นปี
7. วางแผนภาษีล่วงหน้าก่อนสิ้นรอบบัญชี ไม่ใช่หลังปิดงบไปแล้ว

แล้ว "บัญชีธนาคารบริษัท" ต้องเปิดอย่างไร

หลังจดทะเบียนบริษัทแล้ว ควรเปิดบัญชีธนาคารในนามบริษัทโดยเร็ว เอกสารที่ธนาคารมักขอ ได้แก่ หนังสือรับรองบริษัท (อายุไม่เกิน 1–3 เดือน) หนังสือบริคณห์สนธิ รายงานการประชุมหรือหนังสือมอบอำนาจให้เปิดบัญชี บัตรประชาชนของกรรมการผู้มีอำนาจลงนาม และตราประทับบริษัท (ถ้ามี) ธนาคารที่เลือกเปิดบัญชีหลักควรเป็นธนาคารที่คุณมีแผนจะขอวงเงินในอนาคต เพราะประวัติเดินบัญชีคือหลักฐานสำคัญในการพิจารณา สินเชื่อ SME

สรุป

บัญชีบริษัทคือระบบบันทึกและรายงานการเงินที่บริษัททุกแห่งต้องทำตามกฎหมาย ตั้งแต่มีผู้ทำบัญชี จัดทำบัญชีและเอกสารให้ครบ ให้ผู้สอบบัญชีรับรองงบ ไปจนถึงส่งงบการเงินและยื่นภาษีตามกำหนด เมื่อทำอย่างเป็นระบบ บัญชีจะไม่ใช่ภาระ แต่เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เจ้าของธุรกิจเห็นตัวเลขจริง วางแผนภาษีได้ และเข้าถึงแหล่งเงินทุนได้ง่ายขึ้น

แหล่งอ้างอิง

• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: คู่มือนิติบุคคลตั้งใหม่ (หน้าที่ทางบัญชีและการส่งงบการเงิน)
• กรมพัฒนาธุรกิจการค้า: คู่มือการยื่นงบการเงินและสำเนาบัญชีรายชื่อผู้ถือหุ้น
• กรมสรรพากร: คู่มือภาษีเงินได้นิติบุคคลสำหรับผู้ประกอบการ SME
• กรมสรรพากร: ประกาศอธิบดีฯ เรื่องการยื่นแบบ ภ.ธ.40 ทางอินเทอร์เน็ต